[委任状作成]申請人や申請地が多いときの対処法3つ

申請書類のなかで、委任状を一番先に作成すべき理由  応用編

委任状は、A4用紙1枚が基本です。

そこに委任内容すべてが記載されていて、譲受人/譲渡人、賃貸人/賃貸人 など申請人全員の押印がされます。

転用目的が大型店舗や宅地分譲などの場合、下記の点が煩雑になります。

  • 申請地(筆)が複数ある
  • 所有者(譲渡人)が複数人


申請地が20筆、所有者も10人という委任状は、A4用紙1枚には収まりません。

そのような場合に自分が実践していた対処法3つを紹介します。


方法1 委任状の記載事項を「別紙」にしてまとめる

「申請地」が多い場合、「申請人」が多い場合、またその両方の場合があると思います。

それぞれ下記のように別紙添付の形をとります。

  • 申請 を別紙として、申請地一覧を記載した書類を追加
  • 申請 を別紙として、申請人一覧を記載した書類を追加

委任状+別紙をホチキス止めして、つなぎ部分に申請人全員の割印をします。

委任状と別紙が一体であることを証明するために割印が必要なのですが、

申請人全員へ順番に書類を回して押印をもらうのは、申請人が多いときには大変時間がかかってしまいます


この方法は申請地が多く、申請人が少ない場合に向いています


方法2 委任状を申請人ごと、複数枚作成する

例えば、申請人が下記の5人だったとします。

  • 譲受人A
  • 譲渡人B
  • 譲渡人C
  • 譲渡人D
  • 譲渡人E

一人ずつ、人数分5枚の委任状を作成します。

その場合の申請地の記載方法は、それぞれ申請人に関係する申請地を記載することになります。


上記の例では「譲受人Aはすべての土地を譲り受ける」ので、Aの委任状の「申請地」は譲渡人全員の所有地を記載することになります。


譲渡人は「自分が譲り渡す土地について申請」をするので、委任状の「申請地」は自己の土地のみ記載します。

もしくは各委任状に5名分の土地を記載し、自己の土地に〇をつけるという表記方法もあります。


この方法は、個別の委任状を一斉に配ることで押印回収の時間が早くなるというメリットがあります。

このやり方は、遠方に住んでいる申請人がいる場合=委任状を郵送する場合にも有効です。


方法3 委任状をA3横の大きさにする

「A4用紙に収めるにはちょっと厳しいが、別紙をつけるか悩む」程度の文字量のときにお勧めの方法です。


委任状の用紙サイズをA3横に設定し、左半分に申請地、

右半分に申請人を記載して1枚に収めるときれいにまとまります。


メリットは、別紙を避けることで割り印が不要になることです。

「氏名の横の印」と「捨て印」は仲介業者も慣れていますが、割り印は忘れがちです。

付箋や鉛筆での印で工夫を凝らしても、押印されていないことがあります。割印を避ける工夫をする方が効果的です。


デメリットは方法1と同じく、1枚の委任状を順番に回して押印してもらうため、回収に時間がかかることです。

押印回収が一度で済むような場合にはこの方法を取り入れてもよいと思います。下記のような場合です。

  • 共有者が多いとき(家族4名で所有しているとき)や、
  • 所有者がみな近隣に住んでいるとき


注意点としては、委任状のサイズをA3で申請しても良いか、農業委員会事務局へ確認しておくことです。

自分の経験上は、確認せず提出してダメだった事はありません。

ただ申請先によっては用紙サイズをA4に指定しているところもあるかもしれません。念のため事前に確認しておくと安心です。


対処法3つの選定ポイント

対処法の選定ポイントは、押印回収の負担が少ない方法を選ぶということです。

自分が押印回収する場合だけでなく、仲介業者に回収を依頼するときに特に気をつけたいポイントです。


押印回収の負担軽減を図ることで、仲介業者に対して「企業努力の姿勢」を伝えられます。

仲介業者も、数ある行政書士事務所から選ぶのは自分たちが仕事しやすいパートナーのはず。

委任状だけでなく、押印書類全般、案内書類にもいえることですが、小さな気遣いや心掛けが、次の依頼や継続的な取引につながります

ぜひ、そんなことを意識しながら作成してみてください。

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