農地法の申請書と添付書類の用意が済み、いよいよ提出というとき。
疑問に思うことが色々あるはずです。
細かな点ですが、気をつけたい上記の点について説明します。
申請書類の提出は何部？
まず、提出部数は下記が基本です。
※市町村によっては、必要書類のリストに提出部数の案内をしています。
案内があればそちらもご確認ください。
農業委員会によりますが、農業委員への説明資料が必要なところがあります。
その場合、農業委員用に下記を用意します。
- 申請書１部
- 添付書類の計画内容の部分（位置図・案内図・公図・計画図）を１部
申請書は正本と副本がある
提出部数は申請人の数＋１部。
副本は、許可が下りたときに許可証に綴じ込まれて申請人に渡されます。
申請人が多いほど、副本の部数が多く必要になります。
それに対し、添付書類は正本のみに添付。
提出部数は申請人の数に限らず、１部となります。
夫婦連名で申請したとき、副本は何部提出？
譲受人が夫婦連名での申請がよくありますが、この場合、
夫と妻それぞれ１部ずつ許可証を発行する農業委員会もあれば、
連名で１部の許可証を発行するところもあります。
また、申請人の意向に合わせてくれる農業委員会も。
副本の部数は、その農業委員会の方針を確認しましょう。
申請書の綴じ方
申請書は様式一号と二号に分かれています。
この複数枚が一つの申請であることを示すために、書類のつなぎに割合をします。
そのため、申請書は左側端に２か所、ホッチキス止めをします。
書類のつなぎ目に割り印をするときに、
綺麗に折り目をつけるのに、１か所より２か所止めがオススメ。
そのような綴じ方が一般的かと思います。
割り印の場所は書類のつなぎ目ならどこでもいいですが、
文字にかからない部分に押すのが見やすいです。
添付書類のまとめ方：書類サイズ
申請書類一式は、A4サイズに揃えることが通例です。
図面関係はA3が多いので、はみ出た部分は２つ折りに。
反対に銀行の残高証明書はB5サイズのものがあります。
この場合、A4サイズのコピー用紙などに貼るのがお勧めです。
理由はこの２つ。
自分はこの２つが原因で、証明書を紛失しそうになったことがあります。
添付書類のまとめ方：クリップ綴じ
添付書類一式をまとめる方法は、クリップ止めがいいです。
補正により、追加や差し替えがあるときにホッチキス止めだと、
担当職員は手間ですし、外すたびに書類もボロボロになるので。
綴じ方について農業委員会から指示が無ければ、ファイルに綴じる必要はありません。
農業委員会では、申請案件をまとめて綴じこむファイルがあるはずです。
添付書類の順番は、必要書類のリスト順
市町村が必要書類リストを作成している場合には、
そのリスト順に揃えるのが基本です。
リストに記載されていない書類は、どこに差し込むか？
自分なりにルール付けしていました。
- 関連書類があるならそのすぐ後、
- 関連性の無い書類なら委任状の前
指定がない限り、委任状は、一番最後につけていました。
必要書類のリストが無いときの順番はどうする？
テーマや審査要件ごとにまとめるとわかりやすいと思います。
自分だったらこんな順番にします。
①申請書
②申請地の基本情報がわかる書類
- 土地全部事項証明書
- 位置図
- 案内図
- 公図写
③転用の計画がわかる書類
- 配置図
- 平面図
- 立面図
④計画の実行性を証明する書類
- 資金証明書
- （事業の場合）事業計画概要書
⑤申請人に関する情報
- 住民票
- （法人）履歴事項全部証明書
- 定款
- 決算書
- 印鑑証明書
⑥その他証明書
- （必要な場合）売買契約書、賃貸（使用貸借）契約書
- 抵当権の申立書
- 仮登記の同意書
- 土地改良区に関する書類 など
⑦委任状
普段から書類の並べ方を決めておくと〇
書類を保管している間も、
審査する側になったつもりで、見やすい順番を考え、並べておくといいです。
- まずは申請地に関することを把握して
- 計画の適正を見て
- 実行する資力があるか見て…
と流れを考えながら書類を整えておくと、
必要書類をすべて暗記していなくても、必要なものが自然と浮かんできます。
自分は、提出するギリギリまで、この自分なりの順番で
書類を保管しています。
そうすると、まだ揃っていない書類が何か、気づきやすくなります。
絶対に控えを保存しておこう
申請書を提出する前に、自分の控えとして
正本とまったく同じ状態になるよう、コピーを取っておいてください。
利点が多いです。
むしろ控えがないと補正対応や次回の申請書類を作成するときに困ることばかりです。
正本として提出した書類はすべて、こちらでも確認できるよう、
保存して活用しましょう。
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