申請書類の作成には文章力が必要?の疑問に応えます

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文章力について 行政書士と補助者のしごと
申請書類の作成に文章力は必要?

行政書士の仕事は、よく「官公署へ提出する書類の作成業務」と説明されます。

なので文章力が必要?と思われる人もいるかもしれません。


が、文章力に自信がなくても行政書士業務はできます。

実務スキルとして、文章力の重要度はそれほど高くないと感じるからです。

その理由を説明します。


ここまで読んで、文章力磨いてきたのに活かせないの?

とがっかりされた方もいるかもですが、そんなことはありません。


文章力が活かせる場面や、自分が文章作成に悩んだ申請事例についても紹介します。


文章力は、さほど必要なし

下記の理由から、文章力がなくても業務はできます。

  • 申請書は事実(所在地や役員名など)を証明書から拾って入力するものが多く
  • 文章をつくるのは契約書や内容証明、理由書など業務の一部で
  • 過去の控えや例文を参照&ちょっと編集で足りる


上記の対応を積み重ねていくことで、自然と記述するときのポイントや

書き方が身についてきます。


そもそも語彙力や表現力が、許可審査の結果を左右することはありません。

わかりにくい記述だと、補正指示を受ける可能性はあり得ますが、

修正すれば問題なしです。


作文はあるけど、ほとんどテンプレで大丈夫

自分が多く経験したもので、作文があるものはこんな案件です。

短い文章

  • 産業廃棄物収集運搬業申請の事業概要や危険防止措置
  • 農地転用申請書に記載する転用の理由


長めの文章

  • 土地使用貸借契約書
  • 遺産分割協議書(相続)
  • 内容証明


申請書類は、行政のホームページに記載例が載っていることも多いです。
記載例がないものでも、ほとんどの案件は過去実績があります。


そうしたデータを参考に、内容に合わせて少し変えるだけです。


テンプレってどんな感じか知りたいという方へ、
自分が実際に使っていたテンプレを紹介している記事があります。
【農地法申請書】転用目的・理由の書き方&例文集


そもそも、文書作成の時間は業務の一部

意外と思われるかもしれませんが、行政書士の業務のなかで、文書作成の時間は

そんなに多くありません。


大きな案件ほど、証明書類の収集や、関係者との打ち合わせなどで

外出している時間が多くなります。

忙しい先生ほど、事務所に行ってもなかなか会えないものです。


文書作成以外の業務とは、具体的にどんなことをどのタイミングでしているのか。

これについては別の記事で紹介したいと思います。


例外①:自分が文章作成に悩んだ事例

多くはありませんが、文書作成に時間をかける案件もあります。

自分が今までで一番悩んだのは、農振除外の理由書です。


農地には転用ができない青農地というものがあり、

これを転用できる農地(白農地)へ計画変更してもらう申請があるのですが、

これに添付する理由書は文章力が必要でした。


転用できない農地を、転用できる状態に変えるというのは、それ相応の理由が必要です。

まずその理由を考えるのが難しく、その信憑性や切実さが伝わる記述も必要です。


農振除外の依頼は年に1,2回程度ですが、理由書には毎回悩み、時間をかけました。


例外②:事務所の先生が文章に悩んでいた案件

自分は担当外ですが、勤めていた事務所の先生は

入国管理の在留資格に関する「日本での活動内容に応じた資料」に苦戦されていました。


外国の方が在留資格を取る(変更する)申請で、

今まで学んできた内容と、就職先の業務内容が合致するように

過去の勤務内容や活動状況などを説明する文書です。


A4用紙1枚程度の資料、この内容を充実させられるかどうかが

許可を左右することもあると聞きました。


時間も労力もかかる文書ですが、これも在留資格が専門の事務所であれば、

過去の参考データも多いので、短時間で作成しているかもしれません。


過去実績がない案件は、文章力があると〇

前述した自分の経験や、所長の例にも共通しますが


取り扱い実績が無い(または少ない)案件については、

文章力があると有利です。


※案件によっては、作文が不要な申請もありますが、

仮に申請の理由や事業説明などが必要な申請だったとします。


お手本となる過去データがなく、記載例もない申請で

文章をイチから作成することになったら。


文章を書くのが苦手な人と得意な人では、時間効率がかなり変わってくるはずです。


日常的に文章力を活かせる場面とは

文章力があることは、決して無駄にはなりません。

顧客や行政とのコミュニケーションで活かすことができるからです。


例えば

  • 必要書類の案内文を作ったり
  • メールで状況報告をする場合

わかりやすい文章は相手に伝わりやすく、仕事効率化に繋がります。

  • 電話や対面での説明も、考えた文章のアウトプット

といえますから文章力がある人は、正しく簡潔に伝えることができると思います。


申請許可の条件など、依頼人には難しい内容も多いので、

わかりやすく伝えられたら、信頼に繋がります。

こうしたコミュニケーション能力こそ、行政書士業務に欠かせないスキルです。


磨くべきはライティングよりコミュニケーション能力

行政書士業務をしていて、必要性を常に実感するのはこんな能力です。

  • 顧客にわかりやすい説明ができる
  • 依頼人が言い出しにくいことを悟って、話しやすい雰囲気を作れるか
  • 行政担当者に納得してもらえる説明ができる、交渉力がある
  • 講習会や相談会などの集まりで、人脈作りや営業ができる
  • 顧客に「また何かあれば次も頼もう」と思ってもらえる人柄


文章を書くのが苦手な人でも、上記のことに尽力していれば

顧客からの評価も得られ、仕事でいい結果を残すことができるはずです。


これから行政書士業務をしたいと思っていて

  • 文章力に自信がある人や
  • ライティングスキルを学びたいと考えている人は

その能力をぜひコミュニケーションで活かすことを意識してみてください。

きっとあなたの強味になり、周りの評価や信頼に繋がると思います。

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